Як підготуватися до переговорів та правильно вести їх, відстоюючи власну думку

Якщо чекають важливі переговори, то ви повинні знати, як відстоювати свою позицію. Це не так просто, як може здатися на перший погляд, але якщо знати і дотримуватися деяких правил, ви зможете уникнути помилок і домогтися успіху, інформує Ukr.Media.

Як повинні проходити переговори?

Переговори можуть проходити у вільній формі, але все ж, офіційне обговорення нагальних проблем або актуальних ідей має кілька основних етапів:

1. Початкове позиціонування. Опоненти позначають свої точки зору, аргументують їх.
2. Пошуковий етап включає активне обговорення ідеї або проблеми. Кожна зі сторін викладає свою думку і наміри, підкріплюючи все це вагомими аргументами. Цей період, зазвичай, є найбільш тривалим.
3. Фінальний етап передбачає прийняття остаточного рішення. Коли всі точки зору висловлені, опоненти повинні врахувати думки один одного і прийти до консенсусу, компромісу єдиного рішення.

До відома! Якщо питання обговорюється всередині компанії або між знайомими людьми, тоді може бути перший неформальний етап — обговорення головного питання в неофіційній обстановці, а також, імовірно, прийняття попереднього рішення.

Грамотна підготовка

Безсумнівно, до переговорів потрібно готуватися. І така підготовка включає наступні важливі складові:

• Позначення проблеми. Ви повинні виявити основну проблему і мати можливість зрозуміло і чітко описати її, щоб всі учасники переговорів змогли вникнути в суть питання.
• Підготовка аргументів. Жодна ідея не буде прийнята, якщо вона не буде аргументованою. Ви повинні пояснити свою позицію, причому не просто особистим бажанням або суб'єктивними інтересами, а фактами.
• Вибір стилю ведення переговорів. Всього виділяють три напрямки. Перший — авторитарний, що застосовується в тому разі, коли головну думку висловлює людина, що знаходиться вгорі ієрархічної драбини. Такий стиль доречний при допущенні грубих помилок, невиконанні умов раніше укладеної угоди, порушенні прав. Другий стиль — демократичний, що передбачає розмову на рівних з вислуховуванням думок усіх сторін і пошуком спільного для всіх рішення. Третій стиль — проблемно-цільовий. Він використовується, якщо виникла гостра невідкладна проблема, що вимагає негайного вирішення. Від усіх учасників потрібні гнучкість, пошуки нестандартних варіантів рішень, мобільність.
• Відпрацювання голосу, тембру та інтонації. Голос повинен бути досить впевненим і гучним, мова — виразною, чіткою і зрозумілою. Тембр — звичайний для вас (якщо намагатися змінити його, це може виглядати безглуздо). Інтонація повинна бути спокійною, але впевненою. Робіть акценти на важливих словах, думках і зауваженнях. Не кажіть монотонно, щоб опоненти не відволікалися від вашого монологу.

Важливі правила ведення переговорів

Отже, як можна навчитися відстоювати точку зору на важливих переговорах? Дотримуйтесь кількох правил:

1. Позначайте проблему і свою точку зору впевнено і ясно. Ви самі повинні вірити в те, що говорите, щоб оточуючі теж повірили в це.
2. Підтримуйте зоровий контакт. Навіть якщо опонентів кілька, намагайтеся дивитися в очі кожному. Це вселяє довіру.
3. Говоріть чітко і по справі, не вдаючись у дрібні непотрібні подробиці, але акцентуючи увагу на важливих деталях.
4. Якщо опонент відкрито провокує вас на конфлікт, не реагуйте на таку провокацію і намагайтеся зберігати спокій і холоднокровність. Це буде позиціонувати вас як впевнену в собі і врівноважену людину, що знає свою справу.
5. Неодмінно вислуховуйте думки всіх учасників, навіть якщо не згодні з ними. Крім того, ви повинні чітко розуміти, чого хоче клієнт або партнер.
6. Ваша мета — не лише відстояти свою думку, але і спростувати точки зору інших. Але робити це потрібно грамотно і спокійно.
7. Неодмінно стежте за мімікою, жестикуляцією, положенням тіла. Не сутультесь, але і не показуйте позою фривольність: не розставляйте широко ноги, не складайте руки на грудях, не підпирайте голову. Тримайтеся впевнено, але спокійно і природно. Не розмахуйте руками, але при необхідності підключайте їх до мови. Контролюйте міміку: не кривіться, не посміхайтеся занадто відкрито, не морщіться.
8. Якщо ви розумієте, що переговори не вдалися, і ваша позиція не прийнята, не показуйте свого засмучення, невдоволення, розлади або розчарування у власних силах. Влаштуйте перерву і знайдіть нові аргументи, або перенесіть переговори на іншу дату.
9. Грамотно завершуйте переговори і ставте крапку. Підведіть підсумок, озвучивши прийняту всіма сторонами позицію. Неодмінно подякуйте опонентам.

Яких помилок не можна припускатися

• Ні за яких обставин не переходьте на особистості і не ображайте опонента, навіть якщо людина вам украй неприємна.
• Не показуйте свої емоції. Надмірно емоційна людина виглядає як неврівноважена і несерйозна. Але і монотонною ваша мова бути не повинна.
• Не додумуйте за свого співрозмовника. Давайте всім завершувати і пояснювати думки, щоб у вас не склалося помилкового враження.
• Не топчіться на одному місці. Якщо ваша ідея була відкинута, то або дещо змініть її, або надайте інші аргументи. Не повторюйте одне і те ж.
• Не показуйте хвилювання і страх. Так, з переживаннями впоратися часом непросто, але ви мусите показати впевненість у собі і у своїх ідеях.
• Не вступайте у відкриті та неаргументовані суперечки. Обговорення має бути раціональним.
• Не сподівайтеся на удачу, харизму або чарівність. Ідея повинна мати доказову базу і вагому аргументацію.

Кілька корисних порад

1. Вмійте при необхідності проявляти гнучкість, наприклад, міняти ролі залежно від ситуації.
2. Створіть належний психологічний настрій з урахуванням ситуації, що склалася: впевнено переконуйте, доводьте з напором, спокійно просіть.
3. Підлаштовуйтеся під настрій співрозмовника і вловлюйте його емоції, намагайтеся їх дзеркально відображати (це викликає симпатію і довіру).
4. Показуйте, що вникаєте в точку зору опонента: перепитуйте, співчувайте, уточнюйте, повторюйте важливі моменти.
5. Грамотно вступайте в контакти і своєчасно їх припиняйте.

Навчившись відстоювати позицію, ви зможете успішно брати участь в переговорах і домагатися успіхів.