Як справлятися з дедлайнами на роботі

Чим більш завантаженими стають наші дні, тим важче утримати контроль над ситуацією. Культура зобов'язує нас бути ефективними, встигати кілька справ одночасно, але не забувати піклуватися про себе — хоча годин у добі раніше 24. Ми зібрали кілька ключових порад для тих, хто постійно не вкладається в терміни, інформує Ukr.Media.

Записуйте

Основний крок, який потрібно зробити, щоб організувати свою роботу, запланувати всі важливі моменти дня. Вам слід розуміти всі деталі, які можуть відбутися за день — і це занадто складно утримати в голові.

Ви можете намагатися записувати справи на наліпці або в примітках смартфона, але найкращий спосіб утримати все під контролем — відзначати це в єдиному планувальнику для всіх проектів.

придбайте зручний планувальник
завжди беріть його з собою, на роботу, додому, на зустрічі з друзями
запишіть все, що вам необхідно зробити
вкажіть конкретні терміни.

Підготуйте простір

Організація проектів передбачає не тільки те, що ви будете робити, але і те, наскільки ви до цього підготуєтеся. Подумайте, що вам знадобиться для завдань на своїй основній роботі:

матеріали
знання
ресурси
простір
людські ресурси у вигляді підлеглих або колег співробітників.

Перш, ніж приступати до виконання завдань, переконайтеся, що у вас є все необхідне, і не сподівайтеся на те, що відсутнє з'явиться у процесі. Без ключових ресурсів ви не вкладетеся у потрібні терміни, так що не пропускайте етап підготовки.

Діліть на частини

Не всі завдання можна структурувати і розділити на окремі частини, але для деяких комплексних завдань цей етап може бути найважливішим. Переконайтеся в тому, що ви знаєте, що робите:

розбийте проект на дрібні фази
оцініть час, який буде потрібно на виконання
розділіть великі фази на ще більш дрібні.

Ви можете використовувати графіки або майнд-карти, так що не обмежуйте себе в тому, як ви відображаєте інформацію на папері.

Оцінюйте час

Для будь-якої задачі необхідне розуміння, скільки часу знадобиться на його завершення. У випадку з новими завданнями це може бути особливо складно, адже раніше ви їх не виконували, але, можливо, у вас є зразковий досвід в суміжній галузі.

оцініть, скільки часу вам потрібно для виконання, ґрунтуючись на попередньому досвіді
у разі необхідності зверніться до колег, які робили подібні завдання
додайте трохи часу про запас на випадок екстрених ситуацій
залиште один день на тижні на незаплановані обставини.

Як тільки ви зрозумієте, скільки вам потрібно для завершення проекту, вкажіть це в планувальнику і обов'язково дотримуйтеся цих термінів.

Залиште місце для екстреної ситуації

Пам'ятайте про те, що вам потрібно бути готовою до несподіванок. Ви ніколи не знаєте, що станеться в день здачі проекту. Ви можете захворіти, підвернути ногу, в офісі можуть відключити світло, а ноутбук з презентацією може почати оновлюватися прямо під час зборів.

подумайте, кому ви можете делегувати свій проект
збережіть інформацію в хмарному сервісі, щоб мати доступ до неї
не забувайте про турботу про себе
робіть тимчасові допуски у своєму розкладі на надзвичайні ситуації.

Заберіть все, що відволікає

Комусь може просто не вистачати часу в добі, а хтось постійно втрачає концентрацію через регулярні перемикання. Якщо ви відноситеся до другої групи людей, виробіть нові звички щодо роботи.

вимкніть повідомлення на телефоні
вимкніть інтернет і Wi-Fi
попросіть свого партнера, друзів і близьких не турбувати вас
підготуйте здорові перекуси

Чим більш ідеальні умови для концентрації ви створюєте, тим швидше піде робота.

Приступай зараз

Краща порада, яка дозволить вам встигнути в терміни, — почніть займатися справами, відразу як вони до вас надходять. Вам може здаватися, що попереду ще тижні і місяці, але ця ілюзія значно заважає вашій ефективності.