Тайм-менеджмент: як скласти щоденний список справ

Бажаючи встигнути все і зробити це найкращим чином, ми перетворюємося на білку в колесі. Але, якщо це не вдається, виникає стрес, відчуття, що ви не можете контролювати власне життя. Насправді, рішення цієї проблеми геніальне у своїй простоті та лежить воно в ефективному тайм-менеджменті. Причому вам не обов'язково вирушати на дорогі тренінги з організації часу. Ви самі можете допомогти собі, створивши щоденний список справ, інформує Ukr.Media.

Навіщо він потрібен і як правильно його написати?

Список справ повинен бути реально здійсненним

Написати на папері можна що завгодно і скільки завгодно. Але задайтеся питанням, наскільки реалістично встигнути зробити всі ці справи. Оцінити ситуацію вам може допомогти чесна відповідь про вашу готовність приступити до справи відразу ж. Якщо вона буде негативною, значить це справа не для одного дня, а її виконання варто розбити на кілька підпунктів і трохи розтягнути у часі.

Те ж саме стосується і кількісної складової ваших завдань. Що ще важливо, так це не плутати список щоденних справ і ваших глобальних цілей. Це різні поняття. Для візуалізації і мотивації можна і потрібно фіксувати на папері свої прагнення, але це повинно бути зроблено окремо.

Формулювання мають бути чіткими

Складаючи список нагальних справ, стежте за тим, які слова і вирази ви для цього підбираєте. Вони повинні бути мотивуючими на дію. Мозок підсвідомо зчитує це — ви починаєте діяти швидше та охочіше. Для цього краще всього використовувати конкретні дієві дієслова. Наприклад, «варто купити канцелярські товари» буде куди менш мотивуючим, ніж «сходити в магазин за канцелярськими товарами».

Визначте, чи відповідає ваша справа на питання «що зробити?». Якщо відповідь позитивна, то ви на правильному шляху.

Справи повинні бути розподілені за важливістю

Простий тезовий список справ здатний дати вам хіба що уявлення про майбутній обсяг роботи, але не більше того. Тому важливо продумати не тільки те, що вам потрібно буде робити, але і яким чином це ви збираєтеся здійснити. Для цього виписуйте справи першорядної значущості на перші позиції. За потреби дробіть їх на підпункти. Ті завдання, які не мають терміновості, можна поставити в кінець списку. Якщо ви бізнесмен або надзвичайно зайняті, рекомендуємо вам скористатися досить скрупульозної системою, яку винайшов для себе генерал Дуайт Ейзенхауер, — матрицю Ейзенхауера.

Враховуйте час для вирішення завдань

Спочатку ви можете навіть погано уявляти, яка кількість хвилин або годин необхідна, щоб зробити ту чи іншу справу. Це може провокувати розгубленість. Але це абсолютно нормально, коли ви тільки приступаєте до планування. Не бійтеся вказувати орієнтовний час. За мірою досвіду проходження списками, ви почнете краще відчувати і час, і себе в ньому, а також навчитеся прописувати свої часові орієнтири більш реалістично. А ще важливо намагатися вкластися у встановлені рамки, не дозволяючи сьогохвилинним емоціям «відкласти на потім» взяти верх.

Ставитеся до списку з позиції гнучкості

Це особливо важливо для тих, хто схильний до перфекціонізму. Такі люди намагаються слідувати списку неухильно, а будь-яке відхилення від обраного вектора починає здаватися їм крахом всього задуму тайм-менеджменту. Тому дуже важливо усвідомлювати, що завжди все робити бездоганно не вийде, навіть якщо дуже хочеться.

Існує фактор випадковості, який може збити всі плани. Не варто звинувачувати себе в цьому. Просто продовжуйте свій шлях. Напишіть новий список на наступний день і розставте пріоритети з урахуванням обставин, які з'явилися. Пам'ятайте, що завдання списку не обмежити вас суворими рамками, а навчити розумно використовувати час.