Якщо чекають важливі переговори, то ви повинні знати, як відстоювати свою позицію. Це не так просто, як може здатися на перший погляд, але якщо знати і дотримуватися деяких правил, ви зможете уникнути помилок і домогтися успіху, інформує Ukr.Media.
Як повинні проходити переговори?
Переговори можуть проходити у вільній формі, але все ж, офіційне обговорення нагальних проблем або актуальних ідей має кілька основних етапів:
- Початкове позиціонування. Опоненти позначають свої точки зору, аргументують їх.
- Пошуковий етап включає активне обговорення ідеї або проблеми. Кожна зі сторін викладає свою думку і наміри, підкріплюючи все це вагомими аргументами. Цей період, зазвичай, є найбільш тривалим.
- Фінальний етап передбачає прийняття остаточного рішення. Коли всі точки зору висловлені, опоненти повинні врахувати думки один одного і прийти до консенсусу, компромісу єдиного рішення.
До відома! Якщо питання обговорюється всередині компанії або між знайомими людьми, тоді може бути перший неформальний етап — обговорення головного питання в неофіційній обстановці, а також, імовірно, прийняття попереднього рішення.
Грамотна підготовка
Безсумнівно, до переговорів потрібно готуватися. І така підготовка включає наступні важливі складові:
- Позначення проблеми. Ви повинні виявити основну проблему і мати можливість зрозуміло і чітко описати її, щоб всі учасники переговорів змогли вникнути в суть питання.
- Підготовка аргументів. Жодна ідея не буде прийнята, якщо вона не буде аргументованою. Ви повинні пояснити свою позицію, причому не просто особистим бажанням або суб'єктивними інтересами, а фактами.
- Вибір стилю ведення переговорів. Всього виділяють три напрямки. Перший — авторитарний, що застосовується в тому разі, коли головну думку висловлює людина, що знаходиться вгорі ієрархічної драбини. Такий стиль доречний при допущенні грубих помилок, невиконанні умов раніше укладеної угоди, порушенні прав. Другий стиль — демократичний, що передбачає розмову на рівних з вислуховуванням думок усіх сторін і пошуком спільного для всіх рішення. Третій стиль — проблемно-цільовий. Він використовується, якщо виникла гостра невідкладна проблема, що вимагає негайного вирішення. Від усіх учасників потрібні гнучкість, пошуки нестандартних варіантів рішень, мобільність.
- Відпрацювання голосу, тембру та інтонації. Голос повинен бути досить впевненим і гучним, мова — виразною, чіткою і зрозумілою. Тембр — звичайний для вас (якщо намагатися змінити його, це може виглядати безглуздо). Інтонація повинна бути спокійною, але впевненою. Робіть акценти на важливих словах, думках і зауваженнях. Не кажіть монотонно, щоб опоненти не відволікалися від вашого монологу.
Важливі правила ведення переговорів
Отже, як можна навчитися відстоювати точку зору на важливих переговорах? Дотримуйтесь кількох правил:
- Позначайте проблему і свою точку зору впевнено і ясно. Ви самі повинні вірити в те, що говорите, щоб оточуючі теж повірили в це.
- Підтримуйте зоровий контакт. Навіть якщо опонентів кілька, намагайтеся дивитися в очі кожному. Це вселяє довіру.
- Говоріть чітко і по справі, не вдаючись у дрібні непотрібні подробиці, але акцентуючи увагу на важливих деталях.
- Якщо опонент відкрито провокує вас на конфлікт, не реагуйте на таку провокацію і намагайтеся зберігати спокій і холоднокровність. Це буде позиціонувати вас як впевнену в собі і врівноважену людину, що знає свою справу.
- Неодмінно вислуховуйте думки всіх учасників, навіть якщо не згодні з ними. Крім того, ви повинні чітко розуміти, чого хоче клієнт або партнер.
- Ваша мета — не лише відстояти свою думку, але і спростувати точки зору інших. Але робити це потрібно грамотно і спокійно.
- Неодмінно стежте за мімікою, жестикуляцією, положенням тіла. Не сутультесь, але і не показуйте позою фривольність: не розставляйте широко ноги, не складайте руки на грудях, не підпирайте голову. Тримайтеся впевнено, але спокійно і природно. Не розмахуйте руками, але при необхідності підключайте їх до мови. Контролюйте міміку: не кривіться, не посміхайтеся занадто відкрито, не морщіться.
- Якщо ви розумієте, що переговори не вдалися, і ваша позиція не прийнята, не показуйте свого засмучення, невдоволення, розлади або розчарування у власних силах. Влаштуйте перерву і знайдіть нові аргументи, або перенесіть переговори на іншу дату.
- Грамотно завершуйте переговори і ставте крапку. Підведіть підсумок, озвучивши прийняту всіма сторонами позицію. Неодмінно подякуйте опонентам.
Яких помилок не можна припускатися
- Ні за яких обставин не переходьте на особистості і не ображайте опонента, навіть якщо людина вам украй неприємна.
- Не показуйте свої емоції. Надмірно емоційна людина виглядає як неврівноважена і несерйозна. Але і монотонною ваша мова бути не повинна.
- Не додумуйте за свого співрозмовника. Давайте всім завершувати і пояснювати думки, щоб у вас не склалося помилкового враження.
- Не топчіться на одному місці. Якщо ваша ідея була відкинута, то або дещо змініть її, або надайте інші аргументи. Не повторюйте одне і те ж.
- Не показуйте хвилювання і страх. Так, з переживаннями впоратися часом непросто, але ви мусите показати впевненість у собі і у своїх ідеях.
- Не вступайте у відкриті та неаргументовані суперечки. Обговорення має бути раціональним.
- Не сподівайтеся на удачу, харизму або чарівність. Ідея повинна мати доказову базу і вагому аргументацію.
Кілька корисних порад
- Вмійте при необхідності проявляти гнучкість, наприклад, міняти ролі залежно від ситуації.
- Створіть належний психологічний настрій з урахуванням ситуації, що склалася: впевнено переконуйте, доводьте з напором, спокійно просіть.
- Підлаштовуйтеся під настрій співрозмовника і вловлюйте його емоції, намагайтеся їх дзеркально відображати (це викликає симпатію і довіру).
- Показуйте, що вникаєте в точку зору опонента: перепитуйте, співчувайте, уточнюйте, повторюйте важливі моменти.
- Грамотно вступайте в контакти і своєчасно їх припиняйте.
Навчившись відстоювати позицію, ви зможете успішно брати участь в переговорах і домагатися успіхів.
