Ви напевно чули жарт про те, що підприємці — це єдині люди які замість 40 годин роботи на тиждень на когось іншого вибирають 80 годин в тиждень на себе. Звучить кумедно, але якщо ви не навчитеся звільнятися від частини навантаження у міру росту компанії, то будете не тільки відчувати постійну напругу, але й обмежувати потенціал бізнесу, інформує Ukr.Media.
Підприємець, експерт, великої фірми вважає, що зменшити участь у справах своєї компанії та при цьому не втратити контроль допоможе вибудовування зрозумілих систем.
Що таке система?
Багато людей помилково вважають, що система — це якась хитра технологія або щось жорстке, що потрібно тільки великому бізнесу. Але з розумом збудовані системи здатні допомогти компанії будь-якої величини, зробивши робочий процес більш плавним і надавши керівництву більше свободи. У найпростішому вигляді система являє собою комбінацію трьох ключових частин. Як тільки ви зрозумієте, як вони взаємопов'язані, ви зможете створити просту систему для будь-яких цілей.
Система = Люди + Процес + Інструменти
Люди: хто відповідає за завдання?
Процес: яким крокам або керівним принципам вони повинні слідувати?
Інструменти: що їм потрібно для виконання завдання?
Якщо одна з цих частин відсутня або визначена недостатньо чітко, можуть виникнути неприємні наслідки. Давайте розглянемо простий приклад: управління календарем.
Люди: ваш асистент.
Процес: планування зустрічей, виділення часу на важливі заходи й так далі.
Інструменти: ваш календар або програма-планувальник.
Тепер трохи складніший приклад: управління обслуговуванням клієнтів.
Люди: віртуальний помічник або співробітник відділу по роботі з клієнтами.
Процес: уточнити в документації, які відповіді використовувати в певних випадках часу, який час виділяється на відгук, до кого звертатися в разі загострення ситуації.
Інструменти: таск-менеджер або софт для служби техпідтримки.
Щоб замінити себе системами, потрібно зрозуміти, що всі ці три частини строго необхідні. Багато підприємців вкладаються в людей і інструменти, але не в процеси. Однак без третьої частини головоломки система не зможе функціонувати найкращим чином.
Створення якісних процесів
Без наявності зрозумілого процесу передавати завдання комусь іншому завжди буде важко, незалежно від того, наскільки хороші ваші люди або інструменти. Є одна проста стратегія, що дозволяє переконатися, що процес вибудуваний чітко і ясно: записувати дії на екрані під час виконання завдання (також корисно завести блокнот для фіксації тієї частини завдання, яка не відображається на екрані). Передайте запис помічникові та попросіть його зробити покрокову інструкцію. Поділіться їй з людиною, відповідальною за завдання. Це дозволить не витрачати багато часу на пояснення. Крім того, записи можна зберігати й в майбутньому передавати іншим людям.
Створення зрозумілих процесів виводить ваші бізнес-системи на новий рівень, заощаджуючи ваш час і гарантуючи, що при вашій відсутності компанія продовжить працювати.
