Встигнути все: як навчитися розподіляти справи за допомогою тайм-калькуляції

Існує таке явище — синдром незавершених справ, інформує Ukr.Media.

За словами психологів, часто люди не можуть закінчити розпочате через хаос — коли вони хапаються за багато справ відразу. Бізнес-тренер з управління часом Юлія Бойко і психолог Юлія Святенко розповіли, як навести порядок у своїх справах і навчитися все встигати.

Тайм-калькуляція

Щоб зробити всі справи, спочатку потрібно навчитися планувати. Здавалося б, звичайне діло, втім, часто свої справи люди тримають у голові, а не на папері. Тому можна щось забути. Однак, якщо ви вже завели планер, а все одно не встигаєте — потрібно навчитися тайм-калькуляції.

Це коли ви за часом приблизно оцінюєте, скільки займає та чи інша задача протягом дня, а потім, маючи весь список завдань, навпроти кожної вказуєте час і підраховуєте його. Так, коли в результаті бачите, що у вас вийшло 40 годин, а в добі — 24, ви просто не встигнете все завершити.

Тому якщо часу на виконання завдань значно більше, ніж годин у добі, треба делегувати повноваження, вміти сказати: "ні" і навчитися розставляти пріоритети. В цьому допомагає матриця Ейзенхауера. Це великий квадрат, розділений ще на чотири квадрати. У верхньому зліва слід записати важливі термінові справи. У верхньому праворуч — важливі, але нетермінові. Знизу — рядок для неважливих справ. Теж термінових і нетермінових.

Якщо перший квадрат, де важливі і термінові справи у вас заповнений, це говорить про те, що сьогодні у вашому житті присутній хаос.

20-25% + форс-мажори

Важливо розподіляти справи рівномірно по всіх цих чотирьох квадратах. За статистикою, 20-25% свого часу протягом дня ми витрачаємо на непотрібні справи і форс-мажори.

Дуже важливий момент — враховувати час на форс-мажори. В середньому, півтори години протягом дня йде на ті завдання, які взагалі не плануємо, тому ось проста рекомендація — не планувати всі 8 годин, а планувати 6 з половиною, а півтори години просто залишати, як резерв.

Найважливіші і найбільш об'ємні справи краще робити в першій половині дня. Якщо ваша справа забирає дуже багато часу, наприклад, написання дипломної або курсової роботи, то краще її розбити приблизно на 30 мікрозадач. І виконувати кожен день по завданню. Цей прийом має кілька назв — метод швейцарського сиру або "з'їсти жабеня".

Тобто якщо на початку дня ми не зробили цю дрібну справу, то вона над нами повисне. А до кінця дня ця маленька жаба стане величезною.

Запам'ятайте, стрес для організму корисний, але також існує дистрес, який вибиває людину з життя. На допомогу прийдуть дихальні техніки, тобто потрібно глибоко вдихнути і видихнути, і зробити це кілька разів.