Ці способи допоможуть навчитися працювати ефективно та усе робити вчасно

Терміни, що палають, переробки, поспіх і метушня — без цих речей у нашому житті було б набагато менше стресу. Дедлайни мають властивість непомітно підкрадатися і хвацько зриватися. І як показує практика, навіть найвідповідальніші і професійні співробітники іноді затримують здачу роботи. Ми вирішили розібратися, чому ми порушуємо дедлайни і як навчитися виконувати роботу вчасно, інформує Ukr.Media.

Найчастіше ми порушуємо терміни здачі проєкту, тому що неправильно оцінюємо ресурси, які будуть потрібні для його виконання. Класичний приклад — студенти, які сідають за дипломну роботу за два тижні до її здачі. Наше мислення влаштоване таким чином, що прогнози ми будуємо, спираючись на оптимістичний сценарій. А життя вносить власні корективи.

Що ж робити, якщо ви хронічно не вмієте дотримуватися дедлайнів? Вчитися плануванню, систематизації, обліку кожного кроку у роботі. Щоб організованість і пунктуальність стали вашим новим життєвим кредо, використовуйте прості перевірені лайфхаки, які точно працюють.

Ставте проміжні дедлайни

Розбивайте будь-який великий проєкт на окремі стадії і ставте собі проміжні терміни виконання кожної з них. Заведіть Google-табличку і відстежуйте у ній прогрес. За необхідності таку таблицю можна відкрити з будь-якого пристрою, підключеного до інтернету, і швидко перевірити, доповнити або скорегувати дані. Проміжні дедлайни допомагають передбачити можливий зрив термінів усього проєкту і вжити заходів для його уникнення.

Не покладайтеся на пам'ять

Завдяки стародавнім фінікійцям, які вигадали писемність, ми сьогодні можемо не тримати у розумі факти, завдання, терміни. Сподіватися лише на власну пам'ять, а не на письмову інформацію, ризиковано. Візьміть за правило — якщо немає запису, тоді цього не існує. Якщо ви отримали якісь нові вступні або дані, які можуть стати у нагоді для проєкту, у усному вигляді, запишіть їх. Найкраще зробити це у електронному вигляді й одразу зберегти у відповідній папці, що стосується проєкту. У такий спосіб можна уникнути втрати інформації та повторень одних й тих самих питань колегам по кілька разів.

Організуйте свій список справ за пріоритетами

Вести списки справ необхідно. Кожен самостійно обирає, де це робити: декому зручніше ручкою у блокноті, іншим — у додатку (наприклад, Todoist), треті ставлять нагадування у телефоні. Також зручно вести список справ у Google-документі. До кожного рядка і задачі приписується день, коли ця справа має бути виконана — понеділок, середа, субота. Щотижня можна використовувати шрифти різного кольору: якщо цей тиждень, наприклад, "синій", тобто дні виконання вказані синім шрифтом, то наступний — "червоний". Виділення кольором дозволяє побачити справи, які не були виконані минулого тижня, і не звертати завчасно увагу на ті справи, які почекають (кольору наступного тижня). У п'ятницю можна перевірити, що залишилося із завдань поточного тижня, чи вимагають вони термінового завершення або почекають наступного — тоді потрібно замінити день виконання і колір.

Систематизуйте це негайно

Часто втрата часу відбувається через погану систематизацію інформації. Ви не пам'ятаєте, де лежить той чи інший документ, губитеся у ланцюжках листів і повідомлень у месенджерах, плутаєтеся у версіях документів. Тому ключове завдання — організувати свій робочий простір, перш за все, електронний. Можна скористатися підходом до сортування завдань і листів, який називається "методом порожнього інбоксу".

Все дуже легко: заведіть ритуал регулярного читання і розподілу листів та пов'язаних з ними завдань. Сортуйте їх по чітко визначених місцях. Наприклад, для зберігання усієї робочої інформації скористайтеся Google Drive: на диску заведіть папки, які належать до різних напрямків роботи і проєктів. Документи з листів одразу зберігайте сюди ж. Це дозволить уникнути ситуацій, коли частина даних лежить у пошті, частина — на жорсткому диску комп'ютера поза доступом. А для більш зручної навігації по папках можна використовувати прапорці, ярлики різного кольору — вбудований функціонал, який пропонує сервіс.

Розберіться з особистими причинами зриву термінів

Можливо, річ у тім, що вас навантажують занадто великим обсягом завдань, а ви не можете мотивовано відмовитися від частини з них. Або у тому, що ви відволікаєтеся на соцмережі і ніяк не звикнете до "домашнього офісу". Або у тому, що проєкт вас не дуже цікавить, тому ви підсвідомо затягуєте його здачу. Розібравшись з тим, чому ви зриваєте дедлайни, ви зрозумієте, як це виправити.

Розмежовуйте особистий час і робочий

Намагаєтеся бути продуктивними 24/7? Приготуйтеся зіштовхнутися з професійним вигорянням, падінням працездатності і неминучим зривом термінів. Прокладайте не лише дедлайни, а й демаркаційну лінію між роботою та відпочинком. У трудового дня має бути чітке закінчення (наприклад, 19.00 і не пізніше) і година на обідню перерву — не забувайте про це, навіть працюючи з домівки. Усе це дозволить менше втомлюватися протягом дня і концентруватися у робочий час саме на професійних завданнях.

Визначте пік своєї продуктивності

Постежте за собою: у який час дня ви працюєте із задоволенням, робите максимальну кількість речей і найменше відволікаєтеся? У одних пік продуктивності припадає на ранок, у інших — на вечір. Саме у це часове вікно варто ставити найскладніші завдання, що вимагають концентрації: розробка стратегії, важливі тексти, презентації та інше. Пам'ятайте про ці "чарівні години" і не призначайте на цей проміжок дзвінки та зустрічі.

Балансуйте календар

Напевно, вам знайома ситуація: весь день на дзвінках у Zoom, а реальна робота навіть з місця не зрушила. Щоб завдання не збиралися через зустрічі, приділяйте дзвінкам і нарадам не більше 3-4 годин робочого часу. Цей момент завжди можна пояснити своєму керівнику. Взагалі, передбачати завантаженість календаря допомагає система регулярних зустрічей — наприклад, щотижневі індивідуальні зустрічі зі співробітниками, статус-зустрічі з партнерами на довгострокових проєктах. Така регулярність ще й допомагає постійно відстежувати прогрес у справах — адже вам доведеться про нього звітувати.

Попросіть колег вам допомогти

Компанія на те і компанія, що у ній не кожен сам за себе, а усі працюють на досягнення спільної мети. Інші співробітники можуть взяти на себе частину ваших завдань, щоб уся команда встигла впоратися до певного терміну. А якщо дедлайн виконати все ж не вдається, ви без страху повідомляєте про це заздалегідь, обґрунтувавши причину.

Не важливо, звідки працюють співробітники, головне — сформувати і підтримувати доброзичливі відносини. Тому варто тверезо оцінювати корпоративну культуру і клімат у колективі ще на етапі пошуку майбутнього місця роботи.